EFEKTIIVSUSE MEISTRIKLASS: kuidas tegutseda nii, et kõik asjad saaks tehtud?

Reet Aus

Esmakordselt avaldatud Mandatum Life ajakirjas 2017

Mõned inimesed jõuavad rohkem kui teised – algatavad, loovad, rajavad, juhivad! Nad ei tee ainult suuri plaane, vaid jõuavad ka tulemuseni. Mis aitab ettevõtja Ville Jehel ning moedisainer Reet Ausil nii paljude ettevõtmistega toime tulla?

Ville Jehe on käivitanud üle 50 ettevõtte, on ühiskondlikult aktiivne ja panustab oma aega koolitustegevusse. Ehkki Jehe ise ühegi ettevõtte juht enam ei ole, aitab ta nõu ja jõuga kaasa sellistes ettevõtetes nagu Threod Systems (fixwing-droonide arendus), Aiborne Mechatronics (multirootor-droonide arendus),  Cineunit (digikaamera filmiteenused), Rangeforce (küberoppused), restoran F-hoone ja Pegasus. Ühiskondlikult kasuliku töö raames juhib ta Arengufondi ja Smartcupi nõukogu, annab ettevõtlustunde VHK gümnaasiumis, osaleb Vanalinna Seltsi ja Teenusmajanduse Koja tegemistes, peab loenguid EBSis ja EKAs, on „Teadliku muutuse kunsti“ kursustel koolitaja jne.

 

 

Me suudame kaht tegevust korraga teha vaid siis, kui ühe neist võtab üle alateadvus. Näiteks jalgrattasõit,
kudumine või mõni muu monotoonne tegevus võimaldab samal ajal teha teadlikult midagi muud.

Muljetavaldav nimekiri paneb küsima, kuidas üks inimene kõige sellega hakkama saab? Mis on see kuldvõtmeke, mis avab ukse tulemuslikkusele? Arvukate projektidega tegelemisel on Jehele abiks peamiselt kaks asja: oskus kiiresti ümber lülituda ja keskenduda täielikult konkreetsele tegevusele. „Paralleelseid tegevusi ehk multitasking’ut pole tegelikult olemas. Me suudame kaht tegevust korraga teha vaid siis, kui ühe neist võtab üle alateadvus. Näiteks jalgrattasõit, kudumine või mõni muu monotoonne tegevus võimaldab samal ajal teha teadlikult midagi muud,“ näitlikustab ta. Juhtimises paraku ei õnnestu alateadvusele ühtegi tegevust delegeerida ja rööprähkleja hüppab tegelikult ühelt tegevuselt teisele, kuid see ei võimalda tal keskenduda ning tulemuslikkus jätab enamasti soovida. Siit saavad Jehe sõnul alguse ka iga juhi peamised probleemid.

Fookus paika!

Reet Ausi nime juurde saab lisada nii palju tiitleid, et nende taga peituvate rollide täitmine eeldaks mitut inimest. Ettevõtete Upmade ja Aus Design asutaja, loovjuht, Eesti Kunstiakadeemia õppejõud, Jätkusuutliku Disaini Labori vanemteadur ja eestvedaja, platvormi Trash to Trend looja, Tallinna Linnateatri peakunstnik, väärtustava taaskasutuse aktivist, keda kutsutakse esinema ja konverentsidele osalema, kolme lapse ema. Ausi sõnul on vaid üks nipp, mille ta tegevuse kuhja kasvades on selgeks õppinud – see on laitmatus. „Pead tegema oma asju nii hästi, et neid pole vaja ümber teha. Teed ühte asja korraga ja ühe korra! Inimesed hoiaksid sellega tohutult aega kokku, kui väldiksid ülejala tegemist,“ ütleb ta.

Ville JeheAsja võti on keskendumine – loobumine muudest tegevustest ja tähelepanu suunamine ainult käsil olevale tegevusele. „Kohe kui kaldud mõtisklema millegi üle, mis pole valitud tegevusega seotud, vii oma teadlikkus ehk tähelepanu tagasi. Ole valvel! Arvutis töötades sulge igasugused uudised, Facebook ja aknad, kus mõni sõnum automaatselt ekraanile ilmub. Muidu pöördub tähelepanu sisse tulnud teatele, mis on ju enamasti sisutu, ning pooleli jäänud tegevuse juurde naasmine võtab jõudu ja raiskab aega,“ selgitab Jehe.

Ausi sõnutsi on ta teadlikult õppinud ümberlülitumist ja ei kanna pooleliolevaid asju endaga mõttes kaasas. Kui ta mingi tegevuse lõpetab, siis paneb ta sellele punkti ja jätkab vajadusel sealt, kus lõpetas. „Oluline on mitte tegeleda emotsioonidega, vaid informatsiooniga. Vaatad, milline info on tegemist vajava asjaga seotud, ning tegeled ainult sellega. Ratsionaalsus on võtmesõna. Kui mingi osa infost on puudu, siis sa ei hakka oletama, mõtisklema ega arvama, vaid hangid selle. Kui see aga pole hetkel kättesaadav, paned asja ootele, kuniks vajaliku info saad,“ õpetab ta.

Vajadused või soovid

Jehe planeerib oma aega ja hakkab tegutsema alles siis, kui selleks on tõesti vajadus. „Hindan olukordi ja valin välja need sündmused, kus minu kohalolek on oluline – emotsionaalsus tuleb kõrvale jätta. Mul võib olla emotsionaalne tahe kuskil osaleda ja ka seda toetav idee, aga see pole piisav. Samas tuleb tunnistada, et alati polegi lihtne oma tegelike vajaduste ja tahtmiste vahel vahet teha,“ ütleb ta.

Kaasa aitavad ka elektroonilised kalendrid ja tegevuste planeerimise rakendused, mis on kättesaadavad paljudest seadmetest või pilvest. „Oluline on sünkroniseeritus seadmete vahel. Minu tänased kaaslased on nutitelefon ja iPad ning kodustuudios olev suurte ekraanidega lauaarvuti. Tarkvarast kasutan peale meilide peamiselt Omnifocuse tegevuste juhtimise äppi, konspektide/märkmete jaoks Evernote’i, infovahetuseks ettevõtetega ka Slacki ja Trellot,“ loetleb Jehe.

Reet Ausi peamiseks töövahendiks on läptop. „Olen vähenõudlik tegutseja ja mul on hea väljalülitumisvõime. Suurt lauda ega ruumi lõunapoolsete akendega mul vaja ei ole,“ muigab ta. Kavandeid joonistab ta sageli hoopis mõnel tööreisil olles, kord kuus tuleb ikka ette mõni piiritagune teatri- või ülikoolikülastus, konverents, moenädal või kohtumine ettevõttega. Eestis olles on reegel siiski see, et tööpäev lõpeb hiljemalt 18.00 ja nädalavahetus on pere ning kolme lapse päralt.

Pead tegema oma asju nii hästi, et neid pole vaja ümber teha.
Teed ühte asja korraga ja ühe korra.

Tulevikku vaatamine

Aus ei kasuta tegevuste planeerimisel mitte niivõrd protsesside läbimõtlemist, vaid tulevikku vaatamist. „Suunad pilgu ettepoole ja vaatad, milliseid tagajärgi üks või teine tegu tooks. Intuitsiooni usaldamine ja kasutamine õige otsuse taipamiseks kiirendab paljusid protsesse, valikud võivad küpseda sekunditega,“ ütleb ta. „Olen teatris kostüümikunstniku tööd tehes aastate jooksul palju efektiivsemaks muutunud. Võid loksutada üht ideed peas nädalaid, aga kui see on küps, siis tegutsed kiiresti ja otsustavalt, ümbermõtlemisele ruumi jätmata.“

Muretsemise asemel tasub üle vaadata enda argumendid, erinevad stsenaariumid ja
lahendused mõttes läbi mängida, aga kõike seda ilma emotsioonideta.

Aus rõhutab valikute tegemise oskust. Küsimus on, milliste tegevustega sa reaalselt oma 24 tundi täidad? Kas sellistega, mis viivad arengus edasi ja sihtmärkidele lähemale? Olen kõrvale jätnud sotsiaalse elu, alkoholi, puhkusereisid, ent see pole olnud loobumine – need tegevused lihtsalt kaotasid minu jaoks igasuguse mõtte,“arutleb ta, lisades, et teeb elus vaid neid asju, mis on talle huvitavad ja meeldivad.

Seega on küsimus eelkõige valikutes. Oskus valida oma ööpäeva need tegevused, mis viivad edasi; emotsionaalse sahmimise asemel ratsionaalne tegutsemine, tehnoloogilised vahendid, mis aitavad aega planeerida ja infot edukalt hallata. Kui veel lisaks treenida ümberlülitumisvõimet ja keskendumist, saavadki asjad ühe korraga edukalt tehtud ning jagub töövälist kvaliteetaega ka endale.

Udu tuleb mentaalsetest protsessidest kõrvaldada ning toetuda vaid informatsioonile –
tänu sellele efektiivsus tõuseb.

Loobu emotsioonidest

Ville Jehe sõnul jäävad vajalikud asjad tegemata, kui kulutatakse energia valedele tegevustele, näiteks ebavajalike emotsioonide ülalhoidmisele või mõttemasina tööle ülekuumenemise piiril. „Kui inimene teab näiteks, et tal on järgmisel hommikul ees raske läbirääkimine, kus vastaspool on emotsionaalne ja süüdistav, hakkab ta reeglina vastavaid emotsioone tundma juba eelmisel õhtul, tekivad muremõtted ja hirmud. Aga see on kasutu! Muretsemise asemel tasub üle vaadata enda argumendid, erinevad stsenaariumid ja lahendused mõttes läbi mängida, aga kõike seda ilma emotsioonideta. Emotsionaalsus ei aita lahendusele kaasa, vaid kulutab lihtsalt energiat ja võtab tegevusena aega,“ teab Jehe.

Kui oskad negatiivsetest emotsioonidest ja mõtetest vabaneda, pole ka ohtu, et juhe kokku jookseb. Kümmekond aastat tagasi ei osanud ma muud teha, kui ennast nendes emotsioonide ja sundmõtete rägastikus jälgida (iseenesest on seegi saavutus – suudad vaadata ennast kannatamas). Siis aga õppisin mitmesuguseid tehnikaid nende olukordadega hakkamasaamiseks. Neist tõhusaimaks pean Ingvar Villido Teadliku Muutuse Kunsti võtteid, mille abil on võimalik takistavaid emotsioone ja mõtteid mitte ainult avastada ja vaadelda, vaid ka nendega konkreetselt midagi ette võtta,“ sõnab Jehe.

Reet Aus on lülitanud oma igapäevarutiini joogaharjutused. „Selgus ja puhtus mõtetes aitab suurel määral kaasa sellele, et asjad tehtud saaks. Udu tuleb mentaalsetest protsessidest kõrvaldada ning toetuda vaid informatsioonile – tänu sellele efektiivsus tõuseb. Inimesed ei tule selle peale, et oma emotsioonidest ja mõtetest võiks eralduda või et emotsioonid mõjutavad meie otsuseid, neutraalsust ja objektiivsust,“ nendib ta.

Õiged valikud ja kogemuse kasutamise oskus säästavad aega
Margus Zuravljov, Target One OÜ omanik ja konsultant

Margus ZuravljovÄriarendamise valdkonna konsultatsioonifirma Target One koosneb iseseisvatest konsultantidest ja on välja kasvanud suurtest organisatsioonidest, nii et me teame hästi, milliseid asju me tööprotsessis teha ei taha. Oleme teinud omavahel mõned lihtsad kokkulepped. Näiteks valime vaid neid projekte, mis on huvitavad ja pakuvad põnevaid ülesandeid. Me ei taha sattuda olukorda, kus tegeleme pikalt millegagi, mis pole meelepärane.

Teiseks väldime sisutühje kokkusaamisi – me müüme oma aega ja see on väärtuslik. Ja veel, konsultandid tegelevad vaid projektidega: tugiteenused, nagu sekretäri ja raamatupidaja töö, ostame sisse, failide haldamiseks kasutame pilverakendusi. Me pole aheldatud oma töökohtade külge ning meil on end tänu valikuvabadusele lihtne motiveerida. Hoiame enda ja kliendi aega kokku ka seeläbi, et oleme iga kogemuse toel arendanud oma sisemist metoodikat, nii et uut projekti alustades pole vaja hakata jalgratast leiutama.

Target One toimib projekti põhiselt, ettevõtted kaasavad meid oma kriitiliste teemade lahendamisse. Efektiivsuse huvides tuleb keskenduda ühele teemale, tähtis on läbi kaaluda kõikvõimalikud sisendid; informatsioon on vaja kokku koguda, ülesanded ja eesmärgid paika panna. Igasugused ettevalmistamata koosolekud ja muud lobisemised, kus lihtsalt kogutakse ideid, kaasa ei aita. Kogemus näitab, et kohe projekti algul tuleb kõik võimalused läbi arutada ja infosisend lauale panna – siis ei jää asjad hiljem venima seetõttu, et ilmneb uusi asjaolusid.

Tekst: Tea Taruste — Foto: Tiina-Liina Uudam


Similar articles